Derrière chaque édition de TEDxQuébec, il y a une équipe de bénévoles. Sans ces personnes, TEDxQuébec ne pourrait pas exister. C’est une façon de redonner à la communauté, et d’être aux premières loges d’un événement d’envergure!
Dites adieu à au travail à distance isolé! Chaque équipe travaillera en étroite collaboration avec un(e) responsable. Afin d’assurer l’équilibre parfait entre une ambiance animée et un environnement propice à la concentration, quelques rencontres seront prévues en présentiel et le reste de la collaboration se fera à distance.
Les personnes recherchées doivent:
• Être engagées et motivées par la diffusion des nouvelles idées et désireuses d’oeuvrer dans un espace collaboratif hybride (en présence et à distance) en équipe, en plus d’investir des heures sur une base bénévole.
• Parler français couramment. Pour certains rôles, l’anglais est un précieux atout.
• Partager les valeurs de notre équipe.
Postes de coordination
Les responsables de comité occupent un rôle de coordination générale. Les responsables de comité occupent un rôle de coordination générale. Pas besoin d’avoir de l’expérience comme gestionnaire, un esprit d’équipe suffit amplement!
Pour y arriver, nous nous assurons que ces personnes n’aient pas une double charge. Les tâches sont partagées selon les forces de chaque bénévole, entre 2 et 5 personnes par comité. Ainsi, chacun(e) bénéficie d’un équilibre qu’il est important de conserver!
L’engagement visé est variable selon la période. Toutefois, la personne doit être disponible pour assister aux réunions hebdomadaires (en ligne) et aux rencontres d’équipe en présentiel à Québec (estimées à un maximum de 4 déplacements en fonction du rôle). Bien sûr, chaque responsable doit assister à l’événement le Jour J.
Rôles pour TEDxQuébec - Édition Standard
- Comprendre et reproduire la culture TED (l’énergie TED / TEDx).
- En étroite collaboration avec la présidence, élabore le plan du déroulement de l’événement.
- Capacité à planifier et organiser les besoins techniques en vue de l’événement (matériel, etc.).
- Établit une feuille de route claire (qui, quand, comment).
- Collabore avec une petite équipe de bénévoles et partenaires (captation, montage, etc.).
- Gère la plateforme de travail des bénévoles et règle les soucis informatiques.
- Collabore avec d’autres comités (conférenciers, participation, communications, etc.).
Profil recherché
- Connaissances en gestion de production et de logistique. Compétences techniques ou expérience en audiovisuel, multimédia, production événementielle, informatique. Expérience dans la captation ou diffusion d’événements.
- Connaître le réseau TED et TEDx (un atout) ou désirer en savoir plus de façon proactive.
- En collaboration étroite avec la présidence, suivre le plan de communication établi.
- Superviser la création et de la diffusion du contenu Web. Encadrer une petite équipe de bénévoles qui l'appuient dans ses responsabilités (site Web, réseaux sociaux, graphismes, révision linguistique, etc.) afin d'assurer la cohérence de l’image de TEDxQuébec.
Profil recherché
- Maîtrise du français et de l’anglais. Compétences en communication (écrite, numérique, visuelle et événementielle). ou du design UX. Bonne connaissance de WordPress.
- Détenir une expérience dans l’événementiel et connaître le réseau TED et TEDx (un atout)
- En collaboration étroite avec la présidence, dresse une liste des besoins de TEDxQuébec qui permettront la réussite de l’événement. Détenir un sens de l'initiative afin de cibler des occasions de partenariats et de nouer des relations d'affaires durables et pertinentes pour la réussite de l’événement.
- S’assure d’avoir l’ensemble des partenariats nécessaires à la réussite de l’événement selon les besoins établis (ex : location de salle et de matériels, boîtes repas pour les conférencier(e)s, boissons pour les participant(e)s, impression de matériels (ex : programme), micro-casques, matériel audiovisuel, et autres services (ex. : photographie, maître de cérémonie) ainsi que tout matériel pertinent.
- Encadre une petite équipe de bénévoles qui l'appuient dans ses responsabilités.
Profil recherché
- Capacité à comprendre et à respecter la culture TED et les règles TED concernant les partenariats.
- Savoir identifier des idées innovantes dans la création de partenariats (relation gagnante-gagnante).
- Capacité à présenter TEDxQuébec de façon convaincante. Capacité à négocier, formaliser des ententes et assurer le suivi.
- Crée un calendrier de préparation en vue de l’événement. Collabore en équipe auprès des coachs sélectionné(e)s.
- Crée la documentation nécessaire pour guider les personnes sélectionnées dans l'élaboration de leur conférence en respect du cadre narratif TEDx.
- Organise des rencontres de préparation avec ces dernières.
Profil recherché
- Connaissances approfondies de la culture TED et TEDx. Très bonne compréhension des techniques de prise de parole en public.
- Savoir organiser et effectuer le suivi des processus : assignation des coachs entre les conférenciers, suivi de l’évolution des préparations, respect de l’échéance.
- Être en mesure d’offrir du soutien aux coachs si besoin. Capacité à détecter les besoins des conférencier(e)s et à proposer des ajustements pertinents afin de valoriser et de mettre en lumière le message clé.
- Détenir une expérience en formation, coaching, mentorat ou avoir été conférencier(e) lors des éditions antérieures (un atout).
- Identifier les personnes nécessaires pour le bon déroulement de l'événement. Recrute et forme l’équipe des bénévoles du Jour J.
- Planifie les horaires du jour J (accueil, logistique, etc.) et les pauses.
- Assure la communication liée à l'évaluation des participant(e)s après l'événement.
Profil recherché
- Compétences dans la coordination de la logistique.
- Aime interagir avec des gens variés. Sait appliquer l'écoute active et connait les principes de mobilisation.
- Démontre un leadership naturel et sait nouer des relations de confiance. Sait gérer les imprévus et se montre flexible, même en période de stress.
Postes bénévoles à combler
L’événement n’aurait pas lieu sans l’équipe dévouée de bénévoles dont les membres partagent leur expérience ou leur expertise pour faire de TEDxQuébec un réél succès! Un poste tombe dans votre zone d’expertise ou vous avez du temps pour nous aider? Nous aimerions vous connaître!
❱❱ Manifestez votre intérêt comme bénévole dans le formulaire plus bas.
[Communications] Relations de presse
Le retour de TEDXQuébec est possible grâce à deux femmes qui ont décidé d’affronter ce défi en duo. Elles croient profondément au besoin qu’à la communauté de partager des idées innovantes, des idées challengeantes et, surtout, des idées qui méritent d’être partagées sur la scène! Sans couverture médiatique, TEDxQuébec ne pourrait faire briller ces idées à une échelle aussi grande.
La personne responsable des relations de presse croit sincèrement à la vision de ces femmes et au concept de TEDx afin de savoir véhiculer ce message important dans les tâches suivantes:
• Rédaction d’un communiqué de presse
• Mise à jour de la liste des contacts médiatiques
• Contacter et relancer les médias
• Planifier des entrevues avant, pendant et après l’événements
• Penser proactivement à contacter des médias traditionnels et des médias numériques
• Accueillir les médias le Jour J de l’événement (jeudi 4 juin, toute la journée)
Disponibilité: du 1er avril au 15 juin inclusivement (moins de 5 heures par semaine)
[Administration] Recherche et développement des affaires
Les événements signés TEDXQuébec sont là pour durer. Pour assurer la pérennité de nos initiatives, nous avons besoin d’une personne passionnée, dotée d’une réelle curiosité et d’un sens de l’organisation.
Cette personne brainstormera régulièrement avec la présidence afin de :
• Rechercher activement des événements aux tendances inspirantes
• Développer des idées de partenariats d’affaires durables
• Monter des dossiers de demandes de soutien financier
• Envoyer les demandes de subventions et en faire le suivi
• Penser proactivement à des pistes d’amélioration et à des initiatives visant à assurer la pérennité de nos projets
Disponibilité: du 15 janvier au 20 décembre inclusivement (moins de 2 heures par mois)
[Administration] Entrée comptable
[Poste comblé!]
TEDXQuébec est géré par un I.D.2 (idées au carré) – L’OBNL de l’événementiel. Afin de nous concentrer pleinement sur la logistique événementielle et que les chiffres ne sont pas notre meilleure force, nous préférons déléguer les tâches comptables suivantes, parsemées au cours de l’année:
• Conciliation bancaire et états financiers annuels
• Mise à jour annuelles au Registraire des entreprises
• Déclaration des taxes
• Déclarations fiscales
• Communications en lien avec les points précédents
Disponibilité: du 15 janvier au 20 décembre inclusivement (moins de 2 heures par mois)
[Production] Direction artistique
[Poste comblé!]
Depuis 2012, TEDxQuébec s’est distingué par sa qualité événementielle. Le coeur de TEDx étant les prestations sur scène, il nous semble important d’avoir une personne entièrement dédiée à la scénarisation de l’événement. La personne responsable de la direction artistique détient un bel équilibre entre création et structure afin de:
• Participer activement à l’idéation de l’expérience ciblée
• Rédiger le scénario détaillé en collaboration avec la présidence
• Créer ou assister à la création du décor
• Gestion de projet sur Teams en collaboration avec les bénévoles concernés
• Participer à la pratique générale (mai) et à la pratique technique (juin)
• Être bénévole le Jour J de l’événement (jeudi 4 juin, toute la journée)
• Participer à la rencontre post-mortem afin d’améliorer l’événement pour l’édition 2027
Disponibilité: du 1er avril au 15 juin inclusivement (moins de 5 heures/semaine)
[Participation] Animation de groupe
[Postes comblés!]
TEDxQuébec n’est pas un événement annuel. Il s’agit d’une expérience unique où les sujets abordés lors des conférences sont ensuite déclinés en conversation de groupe dans l’Espace X. Pour assurer la participation des membres, des commanditaires et des expert(e)s, nous avons besoin de 1 à 2 personnes dynamiques ayant de l’expérience en animation de groupe. La personne utilisera son leadership et sa prestance naturelle pour mener à bien les droits de parole et les questions du public, tout en sachant mettre en lumière les personnes expertes.
• Prendre le temps d’explorer les profils, les objectifs et les attentes des expert(e)s
• Mettre en lumière la valeur ajoutée de l’expertise des commanditaires présents
• Adopter une posture d’animation et de modération, selon les besoins
• Préparer l’Espace X le Jour J de l’événement (jeudi 4 juin, toute la journée)
Disponibilité: du 1er au 4 juin inclusivement
[Conférences] Coach en prise de parole
[Postes comblés!]
Depuis 2012, toute personne devant passer sur la scène TEDxQuébec bénéficie d’un coaching en prise de parole, présentation et mise en scène. C’est ce qui permet la qualité ultime des conférences! Puisque nous désirons éviter de les surcharger, nos coachs bénévoles sont jumelé(e)s à un maximum de 3 personnes. Vous avez de l’expérience et désirez participer à cet événement unique? Que vous soyez de Québec ou d’une autre ville, nous avons donc besoin de vous pour :
• Participer activement aux rencontres d’équipe en virtuel
• Accompagner chaque personne à bien se préparer en fonction de l’axe défini par la présidence
• Suivre et bonifier le Guide de préparation en y ajoutant des idées novatrices
• Assure la gestion de projet sur Teams et Sharepoint (centralisation des données)
• Propose constamment des idées originales pour créer une conférence mémorable
• Être bénévole le Jour J de l’événement (jeudi 4 juin, toute la journée)
Disponibilité: du 25 février au 15 juin inclusivement (moins de 5 heures/semaine)
Manifestez votre intérêt comme responsable OU bénévole en remplissant le formulaire ci-dessous.
Pour plus d’information, vous pouvez nous contacter: info@tedxquebec.com
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